업무보고, 웨비나 등 오늘날에는 많은 비즈니스가 인터넷상으로 이루어집니다.
예시를 들어볼까요? 아침에는 이메일에 회신을 보내거나, 직장 동료가 작성한 문서를 구글 독스로 편집하며 업무를 합니다. 오후에는 직속 상사와 줌으로 일대일 미팅을 하고, 오후 4시 무렵에는 2020년 소셜미디어 마케팅 동향을 다루는 사내 웨비나에 참석합니다. 웨비나에는 전문가 패널과 전체 웨비나의 녹화 및 다운로드를 위한 기능이 있습니다. 녹화한 웨비나는 이후에도 참고할 수 있는 자료가 됩니다.
의심할 여지 없이, 온라인 툴과 관련 경험은 현대사회의 마케터와 하나가 되었습니다.
그러나 최근까지도 온라인(Virtual) 경험과 거리가 멀어 보이는 비즈니스 분야가 있습니다. 바로 “컨퍼런스”입니다.
“컨퍼런스”에 대한 전통적인 사고방식은 다음과 같습니다. 참석하기 위해 비행기를 타고, 명함을 챙겨오고, 기조연설이나 워크숍 세션(Breakout sessions), 네트워킹 이벤트를 대비하여 자사의 제품이나 서비스를 어떻게 알릴지 준비하고, 다른 마케터와 협업하여 유용한 툴이나 제안을 마련하는 (휴..😓) 일련의 행동입니다.
2020년에는 웨비나, 즉 온라인 컨퍼런스(이하 ‘웨비나’)가 증가할 것으로 보입니다. 이번 포스트에서는 웨비나의 이점과 참고할만한 웨비나 성공사례 몇 가지를 알아보겠습니다. 더불어 웨비나 계획수립에 도움을 줄 몇 가지 툴도 함께 살펴보겠습니다.
먼저 웨비나가 어떤 식으로 미래의 사업에 도움을 줄지 이야기합시다.
웨비나의 이점
웨비나에는 수많은 이점이 있습니다.
첫 번째, 입장료를 낮출 수 있습니다. 따라서 한정된 예산을 지닌 소규모 기업도 컨퍼런스 티켓을 살 수 있고, 그들만의 독특한 인사이트를 컨퍼런스에 제공할 수 있습니다.
두 번째, 컨퍼런스 공간, 사내 직원, 케이터링, 보안직원 등을 위해 자사가 지급해야 하는 비용이 줄어듭니다. 전 세계의 사람들 역시 비행기나 호텔에 엄청난 비용을 지출할 필요 없이 상호 작용할 수 있습니다. 인도나 아일랜드, 호주 그리고 미국에서 온 마케터들이 직접 모이려 하기보다 온라인상으로 협력하는 일이 더 쉽다는 건 자명합니다.
세 번째, 업계에서 유명한 발표자를 유치하는 데에도 도움을 줍니다. 발표자가 직접 컨퍼런스에 참가하기에는 시간이 없을지라도 화상 통화나 미리 녹음한 프레젠테이션을 통해서라면 산업 동향과 인사이트를 공유할 수 있기 때문입니다.
넷째, 자사의 온라인 컨퍼런스를 녹음하면 일종의 ‘제품’으로 만들 수 있습니다. 초기 라이브 런칭 이후로 몇 개월 그리고 몇 년 동안 리드 생성을 위해 공유하거나 툴로 사용할 수 있습니다.
마지막으로 때때로 예상치 못한 이유로 특정한 장소에서 모여서 회의하기가 불가능한 상황을 돌파할 수 있습니다.
허브스팟의 브랜드 및 전략 파트너십 마케팅 매니저, Emily Raleigh는 갑작스레 대면 행사나 모임을 온라인으로 대체하게 된 직원을 위해 다음과 같은 조언을 남겼습니다. “현장 이벤트에서 온라인으로 전환하는 경우, 온라인으로 전환하는 시청자에게 추가적인 혜택을 부여하세요. 추가적인 세션과 Q&A 시간, 특별 혜택을 제공하세요. 고객 만족을 더할 수 있는 창의적인 방법들을 찾아보세요.”
Raleigh는 덧붙여 “온라인 이벤트는 현장 이벤트가 지닌 “사람 간의 연결”이라는 최고의 장점을 잃어버리기가 쉽습니다. 이를 완화하려면 이벤트에 계속 관여하고 청중을 참여시키세요.”라고 말했습니다.
웨비나가 지닌 이점을 알아보았으니, 이제는 웨비나 개최에 도움을 줄 툴에 대해 알아보겠습니다.
온라인 컨퍼런스와 웨비나에 활용할 수 있는 툴
1. Hopin
Hopin은 온라인 컨퍼런스와 웨비나 기획을 위한 올인원 플랫폼입니다. 온라인 접수처(Reception)을 통해 워크숍 세션부터 네트워킹 이벤트 그리고 주요 행사에 이르는 모든 것을 제공합니다.
가장 유용한 툴은 네트워킹 툴로 각 참석자를 위한 타이머 세팅이 가능하다는 장점이 있습니다. 따라서 참석자는 주최가 정한 몇 분 동안만 다른 참석자와 어울릴 수 있습니다. 주최는 참석자가 자동으로 다음 대화로 넘어갈 수 있도록 설정할 수 있습니다. 그리고 네트워킹 세션 동안 나눈 대화가 ‘잘 진행’되었다면, 참석자는 “Connect”를 클릭하여 상대방의 연락처를 받을 수 있습니다. 따라서 네트워킹 세션 이후에도 후속 조치를 할 수 있습니다.
또한, 생중계와 웨비나 두 가지 형식 모두 컨퍼런스에 포함할 수 있으며 참석자는 라이브 채팅을 통해 실시간으로 질문할 수 있습니다. 참석자는 가상의 부스를 세워 제품이나 서비스, 할인 혜택 등을 제공할 수 있습니다.
Event Technology Awards
라스베이거스에서 매년 한 해 동안 최첨단 기술이 마케팅의 툴로써 가장 잘 적용된 사례를 선정하여 상을 주는 시상식.
이벤트 주최자는 Whova 를 사용하여 온라인 이벤트를 인터랙티브하고 재미있으며 생산적으로 운영할 수 있습니다. 이벤트의 전과 후, 심지어 진행 도중에도 말입니다. Whova는 줌, 구글 행아웃, 유튜브, 비메오 등의 라이브 스트리밍 및 비디오 호스팅 툴과도 곧바로 통합할 수 있습니다. 또한 실시간 Q&A와 참석자 네트워킹, 토론 게시판, 미팅 매치, 온라인 전시관 심지어 가볍게 어울리기 위한 공간까지 제공합니다.
주최자는 행사에 앞서 참석자에게 Whova app으로 접근할 수 있는 권한을 부여할 수 있습니다. 참석자는 일대일 혹은 가장의 그룹을 만들어 온라인으로 친목을 다지며 다양한 주제에 관해서 토론할 수 있습니다. 따라서 참석자들은 이벤트가 열릴 때쯤이면 좀 더 친밀감을 느낍니다. 모든 참석자는 각자만의 이력이 있습니다. 공통의 관심사를 지닌 참석자끼리 모이도록 하세요. 특히 아이스 브레이킹과 인앱(in-app) 채팅은 낯선 사람과 개인 대 개인으로 알아가는 과정을 즐겁게 만듭니다. 물론 오래된 친구와 새로운 친구 모두와 대화하는 재미도 있습니다.
3. Run The World
Run The World는 실시간 대화, 논의 그리고 토론회를 위한 기능이 갖춰진 올인원 웨비나 플랫폼입니다. Run The World는 가상의 “칵테일 파티(Cocktail party)”라는 옵션을 제공해 온라인 이벤트가 지닌 사교적인 측면도 보장합니다.
이들이 제공하는 “Cocktail party”는 참석자가 사전에 작성한 설문지를 기반으로 비슷한 생각을 지닌 사람들과 매치시켜주는 알고리즘으로, 비영리단체, 스타트업, 대기업 또는 온라인 워크숍이나 부트캠프를 개최하려는 개인까지 다양한 규모의 조직에서 사용할 수 있습니다.
만약 웨비나 툴을 위한 예산이 충분치 않거나 간단한 비디오나 마이크 이상의 기능은 필요 없다면, 구글 행아웃이나 줌 혹은 ezTalks 등의 비디오 콜 툴을 고려해보세요.
웨비나 성공사례
1. 2020 Game Developers Conference
2020 게임 개발자 컨퍼런스 (2020 Game Developers Conference, GDC)는 현장 컨퍼런스를 GDC의 트위치 채널에서 녹화된 영상을 스트리밍하는 방식으로 바꾸었습니다. 해당 컨퍼런스에서는 이전과 마찬가지로 인디게임 페스티벌(Independent Games Festival, IGF)과 게임 개발자 초이스 시상식(Game Developers Choice Awards, GDCA)을 진행했으며 3월 16일부터 20일까지 매일 오전 9시(태평양 표준시)부터 세션을 스트리밍했습니다.
GDC는 웹사이트를 통해 게임 산업의 인플루언서와 전문가들이 진행하는 워크숍 세션(breakout sessions) 등을 한 번에 파악할 수 있도록 잘 정돈된 일정 계획표를 제공했습니다.
또한, GDC는 나중에 시청하고 싶은 사람을 위한 라이브 세션의 일시 정지 기능과 스크린의 왼쪽에서 “추천 채널”을 확인할 수 있는 기능을 넣었습니다. “추천 채널”은 해당 채널을 시청하고 있는 인원수와 함께 노출되었습니다. GDC가 개최한 웨비나는 하나의 세션에 3만 명이 넘는 시청자가 모이기도 하며 나름의 성취를 거뒀습니다. GDC는 초기 계획했던 현장 이벤트를 웨비나로 전환하는 경험도, 웨비나를 개최한 경험도 처음이었지만 성공적으로 웨비나를 마무리했습니다.
2. HubSpot’s Partner Day
4월 7일과 8일, 양일간 허브스팟은 자체적으로 온라인 파트너 데이를 런칭했습니다. 파트너 팀은 널리 사용되는 웨비나 툴, 줌(Zoom)을 사용하며 연사에게 마이크, 카메라, 조명 그리고 배경을 제공하며 최적의 시각적 경험을 제공하는 “비디오 키트”를 각 발표자에게 제공했습니다. 또한, 참석자는 줌을 이용해 다른 파트너 사와 네트워킹할 수 있었습니다.
허브스팟 파트너 마케팅팀의 매니저, Arden Brust는 웨비나 기획 중 겪을 수 있는 몇 가지 어려움을 이야기했습니다.
“온라인 행사를 기획할 때에는 유연하고 열린 마음을 유지하는 게 중요합니다. 웨비나는 기술적인 이슈뿐만 아니라 현장 컨퍼런스에서는 겪지 않았을 스케쥴링 이슈 (ex 각자 다른 표준시간대) 등의 리스크를 관리해야 하기 때문입니다. 이러한 이슈를 해결하기 위해서는 팀과 계속해서 반복해보고 방향을 수정해보세요. 플랜 A에 집착하지 마세요. 플랜 B가 더 적합할 가능성을 고려하세요.”
3. How I Built This, by Women In Product
비영리단체인 Women In Product는 Run The World를 활용하여 2020년 3월 7일부터 8일까지 이벤트의 처음부터 끝까지 온라인상에서 개최했습니다. Women In Product의 컨퍼런스에는 중국, 인도, 캐나다 그리고 실리콘 밸리에서 온 참가자들이 있었습니다.
컨퍼런스에는 GoDaddy의 프로덕트 디렉터와 페이팔의 프로덕트 리드 그리고 이베이의 시니어 프로덕트 매니저 등 프로덕트 설계에서 성공을 거둔 10명의 연사가 참여했습니다. 웨비나는 *비공식적인 대화(Fireside chat)와 기조연설, 네트워킹 행사가 포함되어 있어 각기 다른 시장에서 프로덕트 런칭에 관한 어려움과 성공을 겪은 여성들의 이야기를 들을 수 있었습니다.
Fireside chat
노변담화(爐邊談話), 화롯가에 둘러앉아서 서로 한가롭게 주고받는 이야기. 가벼운 어조나 주제의 이야기를 총칭합니다.
4. Webinar Mastery Summit
Jon Schumacher는 웨비나 스킬을 향상하고 싶은 사람들을 위한 Webinar Mastery Summit을 런칭하면서 웨비나를 잠깐 온라인으로 개최한 적이 있습니다.
결과는 다음과 같습니다. 첫 번째 온라인 서밋에 25명의 전문가가 참여했으며, 7,000명의 신규 이메일 구독자를 만들었고, 올-액세스 패키지를 팔아 55,000달러의 수익을 올렸습니다. 올-액세스를 구매한 참가자에게는 17명의 전문가가 만든 비디오 세션, 모든 세션에 대한 녹음파일, 3개월간의 코스 생성 소프트웨어 그리고 추가적인 네트워킹을 위한 프라이빗 커뮤니티에 대한 엑세스 권한을 제공했습니다.
궁극적으로 웨비나를 통해 초기 라이브 런칭 이후에도 리드 생성 및 판매를 위한 콘텐츠 패키지를 쌓을 수 있었습니다. 이는 현장 컨퍼런스에서는 불가능합니다. 현장 컨퍼런스가 지니는 “네트워킹”이라는 장점을 웃돌 수 있습니다.
5. HubSpot User Groups (HUGs)
허브스팟 유저 그룹과 이벤트를 담당하고 있는 마케팅 매니저, Meghann Keogh는 현장 이벤트를 취소하고 온라인 이벤트를 개최해야만 하는 상황을 경험한 적이 있습니다. Keogh는 샌프란시스코, 뉴욕, 베를린, 런던, 헬싱키, 파리, 보고타&멕시코 시티를 아우르는 허브스팟 유저 그룹 이벤트를 온라인으로 열어야 했습니다.
또한, 그녀는 온라인으로 CEO 그리고 공동창업자와 함께하는 비공식적인 대화 세션에 EMEA의 부회장이자 영업 & 관리 디렉터인 Brian Halligan & Christian Kinnear를 초대해야 했습니다.
그녀에게 웨비나 성공의 비결을 묻자 이렇게 대답했습니다. “웨비나의 형식을 취하든, 현장 컨퍼런스의 형식을 취하든, 사람들은 서로 ‘연결’되기를 바랍니다. 허브스팟이 받은 피드백은 매우 긍정적이었습니다. 도시를 넘어 나라를 연결했기 때문입니다.”
“무엇이 웨비나를 성공적으로 이끌었을까요? 허브스팟의 유저 커뮤니티에 교육과 혁신을 위한 팁, 영감을 제공하는 허브스팟의 연사들입니다.”
Keogh는 다음처럼 덧붙였습니다. “우리는 허브스팟의 유저 커뮤니티에 가치 있는 콘텐츠를 제공하기 위해 최선을 다하고 있습니다. 그래서 현장 컨퍼런스와 웨비나, 모두를 가리지 않습니다. 비록 어려운 상황이지만 허브스팟은 커뮤니티의 모두에게 상호 발전하고 교류할 기회를 제공하고 싶습니다. 그리고 이를 실현하기 위해 노력하고 있습니다.”
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