[HelloDigital] HubSpot 워크플로우 가이드

안녕하세요, 오늘은 CRM 도입 이유의 중추적인 역할을 하는 세일즈 단계 자동화에 대해서 알아보도록 하겠습니다. 세일즈 자동화는 기존에 갖고 계시는 세일즈 프로세스의 효율성을 높이고 사람이 할 수 있는 단순 작업들을 기계가 대신함으로써 각 팀원들은 자신이 맡은 세일즈 단계에 더 집중할 수 있습니다.

1. CRM Sales 도입 전 체크리스트

CRM은 업무의 효율을 높여주는 수단일 뿐, 기본적인 세일즈 프로세스를 구축해주지 않습니다. 이에 따라, HubSpot을 도입할 때는 귀사에 원활한 세일즈 프로세스가 설계되어 있는지 우선적으로 확인해야 합니다. 가령, 각 Stage와 파이프라인 분배의 기준, 담당자 배정 등 각각의 파이프라인과 스테이지에 어떠한 Action이 들어가는지 인지하셔야 합니다.

1.1. Pipeline과 Stage

파이프라인을 어떠한 기준으로 나눠 놓았는지, 그리고 각각의 파이프라인은 어떠한 스테이지가 있는지 확인이 필요합니다. 이러한 기본적인 틀을 통해 단순 업무의 부분을 찾아낼 수 있으며, 자동화의 대상이 됩니다. 예를 들어, 파이프라인을 제품별로 설정해 놓으셨다면 스테이지는 신청부터 발주까지의 단계를 거치며, 이를 기준으로 각 스테이지에 담당자의 업무가 배정됩니다.

“👩‍💻만약 기존 파이프라인에 HubSpot 도입 시, 어려운 부분이 있으시다면, 컨설팅팀에게 도움을 요청해 주세요.”

1.2. Simple Task

단순 업무는 많은 관리자들의 업무 처리에 병목 현상을 야기합니다. 더 생산적인 활동을 위해, 각 스테이지의 단순 업무를 식별하여 HubSpot에게 권한을 일임시켜야 합니다. 단순 업무의 기준은 각 기업마다 상이하며, 전체적인 세일즈 프로세스를 그려본 후, 팀원들과 상의하여 자동화 가능 영역을 찾아보세요!

예를 들어 설명 드리겠습니다. 만약 특정 기업의 소프트웨어 체험 버전을 고객에게 제공하는 스테이지가 있다고 가정했을 때, 자동화를 실행시킬 수 있는 부분은 “고객이 체험판을 눌렀을 때, 체험판 링크가 첨부되어 있는 안내 이메일과 기본 가이드가 자동으로 전달된다.”입니다. 그 다음 설정할 수 있는 자동화 부분은 “해당 제품의 관리자 혹은 담당자에게 체험판 신청 정보와 고객 정보가 전달된다.”입니다.

2. Workflow의 이해

2.1. Workflow란?

Workflow는 앞서 설명드렸던 자동화를 의미합니다. Workflow의 기본 구성은 Trigger와 Action으로 구성되어 있으며, 위의 논리 체계를 토대로 세일즈 프로세스를 자동화 시킬 수 있습니다. Workflow는 단순 세일즈 프로세스 자동화를 위해 존재하는 기능이 아닌 좀 더 범용적인 범위의 기능이라고 이해하시면 편합니다. HubSpot의 CRM, Marketing, Sales, Service 제품군에 연계적으로 활용되며 Workflow를 활용하여 위 4가지 제품군을 하나로 통합하고 용이하게 활용할 수 있습니다.

2.2. Trigger와 Action의 이해

Workflow의 기본적인 논리 구조입니다. Trigger란 Action을 위한 전제 조건으로, Trigger를 기준으로 조건이 충족 됐을 때, Action이 발생합니다. 또한 Action은 연계적으로 활용되어 Action 다음의 Action을 설정할 수 있습니다.

위 사진과 같이 Workflow를 설정한다고 했을 때, 논리 구조는 다음과 같습니다. “리드스코어링을 충족한 고객들이 해당 리스트에 있을 경우, 이메일을 보내고, 해당 관리자에게 알람을 보낸다.” 여기서 “리드스코어링 충족한 고객”과 “리스트에 있는 고객”은 Trigger가 되며, “이메일을 보낸다”는 Aciton 1, “해당 관리자에게 알람을 보낸다”는 Action 2가 됩니다.

“🙆‍♂️Workflow의 전반적인 이해나 활용이 어렵다면, HubSpot 컨설팅팀에게 도움을 요청하실 수 있습니다.”

3. 자동화 설정하기

이제 기본적인 구조에 대해서는 다 알아 보았으니, HubSpot의 세일즈 자동화에 필요한 정확한 기능을 구현하는 방법에 대해서 살펴보겠습니다.

(1) HubSpot 메인페이지 상단 메뉴에 “Automation”의 “Workflows”를 선택합니다.

(2) “Create workflow”를 클릭합니다.

(3) 클릭하시면 좌측 상단에 “Start from scratch”와 “Templates”를 확인하실 수 있습니다. 자유로운 구현을 위해 “Start from scratch”를 클릭합니다.

(4) “Start from scratch” 하단의 Contact, company, Deal, Ticket 등은 Workflow를 설정할 때 기본 베이스를 어떠한 조건에서 선택할지를 의미하는 것입니다. 저희는 세일즈 프로세스와 관련하여 Workflow를 설정할 것이므로, Deal-based를 클릭합니다.

이제 Trigger가 나타난 것을 보실 수 있습니다. 각종 Property를 활용하여 자동화를 구축할 수 있지만, 이 부분은 귀사의 세일즈 프로세스와 관련한 전략을 기반으로 컨설팅팀과 함께 맞춰가야 하는 부분이므로, 이번 가이드는 해당 스테이지 담당자에게 간단한 Task를 지정하는 방법에 대해서 알아보겠습니다.

(1) 우선 “Set enrollment triggers”를 클릭하신 뒤, “Deal stage”를 검색하여 is any of “원하는 파이프라인 스테이지”를 입력합니다. 그 후, “Save”를 누르시면, 이제 해당 Stage에 Deal이 등록되는 것을 Trigger로 삼아 Action이 발생합니다.

(2) 다음은 Action 설정입니다. Trigger 하단에 “New action”을 클릭합니다.

(3) “Create Task”를 클릭한 뒤, 세부사항을 기입하여 설정합니다.

(4) 그 다음 Action으로 Internal communication을 통해 해당 담당자에게 이메일이나 SMS을 보낼 수 있습니다.

오늘은 Workflow를 활용하여 간단한 세일즈 프로세스 자동화 기능을 구축하는 방법에 대해서 알아보았습니다. HubSpot을 활용한 세일즈 프로세스 자동화는 처음 설계 시, 어려울 수 있지만, 구축만 끝난다면 2배, 3배 이상의 업무 효율을 보장할 수 있습니다. 더 빠른 도입과 설계를 원한다면 저희 컨설팅팀을 찾아주세요, 도움 드리겠습니다. 긴 글 읽어주셔서 감사합니다.

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